Na het opstellen van de arbeidsovereenkomst moet deze getekend worden door zowel de werkgever als de werknemer. In de meeste gevallen wordt de arbeidsovereenkomst in tweevoud geprint, door de werkgever ondertekend, meegegeven aan de werknemer voor ondertekening. 1 ondertekend exemplaar moet terug naar de werkgever. Deze moet vervolgens gearchiveerd worden in het personeelsdossier van de werknemer. Als de werkgever gebruik maakt van een digitaal personeelsdossier, moet het getekende exemplaar gescand worden, ergens worden opgeslagen (AVG proof) en vervolgens uploaden in het digitale personeelsdossier. Als de arbeidsovereenkomst via de post verstuurd wordt, heb je ook nog eens te maken met portokosten. En vergeet niet dat de grootste kostenpost alle tijd is die erin gestoken wordt.
Dit proces is niet meer van deze tijd. In 2019 kan dit goedkoper, beter, sneller en veiliger. In onze salarisapplicatie Loket.nl kun je vanuit het werknemersdossier per document een ondertekenverzoek starten. Dit kunnen dus ook andere documenten zijn dan arbeidsovereenkomsten, bijvoorbeeld een gespreksverslag. Beide ondertekenaars (werkgever en werknemer) ontvangen via de email een uitnodiging om het document te ondertekenen. In deze email klik je op de link waarna je een SMS-code ontvangt met een code voor de tweestapsverificatie. Deze code vul je hier direct in. Nadat zowel wekgever als werknemer digitaal hebben ondertekend, worden de digitale handtekeningen direct toegevoegd aan het document. Documenten kunnen op deze manier niet meer rondslingeren en loop je ook geen risico als het gaat om de privacy van persoonsgegevens. Bovendien hebben werkgever en werknemer altijd en overal toegang tot zijn/haar eigen personeelsdossier.
Heb je als werkgever veel met nieuwe arbeidsovereenkomsten te maken dan kunnen we hiervoor ook een template bouwen, zodat via de documentgenerator van Loket.nl de arbeidsovereenkomst direct gevuld wordt met alle gegevens uit Loket.nl. De naam en adresgegevens van de werkgever en werknemer, het salaris, soort contract, contracturen etc. Het proces van digitaal ondertekenen kan efficiënter, maar dat geldt ook zeker voor het opmaken van de arbeidsovereenkomst.
Heb je vragen over dit onderwerp? Wil je gebruik maken van digitale ondertekening binnen Loket.nl of wil je overstappen op Loket.nl? Onze specialisten zijn je graag van dienst. Neem geheel vrijblijvend contact met hun op.
